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城東辦事處發〔2024〕56號

黔江區人民政府城東街道辦事處

關于加強和規范社區檔案工作的通知

各社區：

為加強和規范社區檔案管理，有效保護和利用檔案信息資源，根據《中華人民共和國檔案法》《重慶市檔案收集管理辦法》等法律法規的要求，現就加強我街道社區檔案規范化管理工作通知如下：

一、充分認識做好社區檔案規范化管理的重要意義

社區檔案為社區管理和決策的連續性、科學性提供參考依據，為解決矛盾糾紛、法律訴訟、權屬確認等提供有效憑據，為研究和傳承民俗文化、歷史文脈、人文精神、鄉土文化等提供可靠素材，做好社區檔案管理工作，對保障集體和群眾的利益以及維護社會的穩定具有更重要的意義。各社區要本著對歷史負責、對群眾負責的精神，把檔案規范化管理作為一項重要的基礎性工作來抓，及早謀劃，精心部署，扎扎實實做好檔案規范化管理。

二、認真落實各項管理舉措

（一）設置檔案管理人員，配好檔案專室專柜。各社區要指定專人負責管理本社區各類檔案，有條件的社區可以設立綜合檔案室。社區綜合檔案室或者檔案管理人員應當設立專室或者專柜保管檔案，采取有效的防火、防盜、防高溫、防潮、防光、防塵、防鼠、防蟲、防磁等措施，確保檔案的完整與安全。

（二）明確管理人員職責，科學保管檔案資料。檔案管理人員應當定期對檔案及其保管狀況進行全面檢查，并形成安全檢查記錄，如有破損、霉變、蟲蛀、褪色等現象時，應當及時修補、復制或者進行其他技術處理。對聲像檔案和電子檔案，要定期檢查信息記錄的安全性，確保檔案可讀可用。

（三）健全檔案借閱制度，合理規范使用檔案。社區檔案由社區綜合檔案室或者檔案管理人員集中統一管理，任何單位和個人不得據為己有或者擅自銷毀。各社區要建立檔案統計制度，對檔案的收進、移出、保管數量、銷毀等情況，進行及時、準確的統計；要健全檔案借閱制度，檔案管理人員對借出檔案嚴格作好登記，對歸還檔案認真檢查，如發現有短缺、涂改、污損情況，要及時報告并追查。社區檔案應當依法保持齊全完整，不得隨意將社區檔案拆散、重新組合。若涉及國家秘密、商業秘密和個人隱私等內容的檔案的保管、利用，應當按照國家有關法律法規規定辦理。

（四）對照檔案整理要求，分門別類做好收集歸檔。

1. 檔案分類。檔案按不同門類、不同載體可分為文書檔案、實物檔案、基建檔案和聲像檔案等。具體的歸檔范圍和保管期限參照附件1。

2. 檔案收集。凡是在工作活動中形成的，具有查考保存價值的，或關系群眾切身利益的各種文件材料，都應歸檔保存。

（1）社區建設規劃、基礎設施建設、舊村改造形成的文字圖表等材料；

（2）日常管理中形成的會議記錄、決定及村民、居民（代表）大會形成的文字材料；

（3）本社區在土地管理、居民建房等工作中形成的文字材料；

（4）在開展經濟活動中簽訂的各類合同、協議、承包書；

（5）關于工業、農業、黨組織等各條線形成的文字材料；

（6）其他涉及社區集體和居民利益的各類材料。

3. 歸檔時間。

（1）文書材料于次年6月底前歸檔；

（2）科技文件材料在科技活動結束后1個月內歸檔，其中基建檔案在項目竣工驗收后3個月內歸檔；

（3）會計材料在會計年度終了后交由街道財政所歸檔，社區留存復印件材料保管歸檔；

（4）聲像材料在活動結束或者辦理完畢后隨時歸檔；

（5）社區重大活動及上級領導來調研指導工作的相關文字和圖片資料，附事由、時間、地點、人物、背景、拍攝者等要素，并在一個月內完成歸檔；

（6）實物材料及時歸檔；

（7）電子文件按照《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894）和《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》（DA/T38）的要求整理；

（8）永久保存期限的檔案應裝訂成盒后于6月底前移交街道黨政辦存檔。

4. 整理方法和步驟。一般情況下，歸檔文件整理大致需要收集文件、分年度、分類別、分保管期限、修整文件、裝訂、排列文件、文件編號、編制歸檔文件目錄、裝盒等程序。

（1）收集文件。各社區專干要做好日常文件資料的收集整理保存，由檔案管理人員按照歸檔時間要求對各類文件進行清交、聚集，確保收集齊全完整。

（2）分年度。區分文件材料的所屬年度，把屬于同一年度的文件集中，把不同年度的文件分開。一般文件，歸入文件制發年度（指文件最后的落款日期）；跨年度的文件，歸入文件內容所針對的年度。

（3）分類別。根據社區文件的來源、時間、內容和形式上的異同，分成若干類別。

（4）分期限。文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。

（5）修整文件。為使檔案能夠長期保存和有效利用，裝訂之前必須對歸檔文件材料逐件進行檢查，凡不符合要求的都要進行修整。具體包括：修裱破損文件、復制字跡模糊或易褪變的文件、去除易銹蝕的金屬物、超大紙張折疊等。

（6）裝訂。歸檔文件應以“件”為單位逐件進行裝訂。裝訂時，正本在前、定稿在后，正文在前、附件在后，原件在前、復制件在后。裝訂時，左側裝訂，應將“件”內的各頁右側與下側（底邊）對齊。

（7）排列文件。根據事由或文件形成時間確定全宗內歸檔文件先后順序。

（8）文件編號。將歸檔文件在全宗中的位置編號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。歸檔章一般加蓋在每份文件的首頁上端居中空白位置。內容包括全宗號、年度、保管期限、件號、頁數、類別名稱等。

（9）編制歸檔文件目錄。目錄內容包括：報表的責任者（即填報單位）；題名（文件沒有題名的，可根據實際情況自擬題名）；日期；頁數。

（10）裝盒。需使用牛皮紙檔案盒將歸檔文件按照其保管期限和文件編號的順序依次裝入盒內，填寫檔案盒封面、盒脊和備考表項目等。

三、工作要求

（一）加強工作指導。街道黨政辦對社區檔案規范化管理進行指導和監督，各業務科室要對照職能職責，加強對社區檔案收集整理等工作的業務指導。

（二）提高重視程度。各社區要重視檔案工作，將檔案工作納入社區建設內容，健全相應的工作制度，明確領導、健全機制、保障經費，確保檔案的真實、完整、規范和安全，促進檔案工作與社區其他各項工作同步協調發展。

（三）嚴格納入考核。此項工作納入社區年度考核，制定社區檔案啊工作考核細則，嚴格管理考核。對檔案管理不力造成檔案有損毀、丟失以及出賣、涂改、偽造、泄密等情況的，要依法追究相關人員責任。

附件：1.檔案歸檔范圍和保管期限表

?? ?? 2.城東街道社區檔案工作考核細則

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黔江區人民政府城東街道辦事處

2024年7月29日

附件1

檔案歸檔范圍和保管期限表